同じ物件を民泊とマンスリーで使い分ける際は、予約や契約の管理に加えて、鍵の渡し方も考える必要があります。

民泊ではゲストが短期間で入れ替わるため、その都度の鍵の受け渡しが負担になりがちです。
一方、マンスリーでは、契約延長や滞在中の設備点検など、長期間の利用に合わせた対応が求められます。

物件の使い方が変わっても、毎回ゼロから鍵の管理方法を考える必要はありません。
利用者用とスタッフ用の鍵を分け、利用開始から終了までに行う作業を決めておくと、切り替え時の確認漏れを防ぎやすくなります。

この記事では、民泊とマンスリーを併用する物件で、鍵の管理方法を選ぶ際の考え方と、利用者が変わるときの手順を紹介します。

まずは、この記事でわかる内容を簡単にまとめます。

この記事でわかること

• 民泊とマンスリーで異なる鍵管理の注意点
• 利用者用と清掃・点検スタッフ用の鍵の分け方
• 利用終了時や用途切り替え時に必要な作業

※本記事は一般的な運営課題の整理を目的としており、特定の製品や運営方法を保証・推奨するものではありません。民泊とマンスリーの併用に必要な制度・契約上の確認を済ませた物件の鍵管理を扱います。マンスリーという名称や滞在期間だけで法令上の扱いが決まるわけではないため、営業方法については物件所在地の自治体や関係機関へご確認ください。

1．民泊とマンスリーでは、鍵管理の何が変わる？

民泊とマンスリーでは、利用者が変わる頻度と、利用期間が変更される場面に違いがあります。
併用する物件では、それぞれの運営に必要な作業を整理しておくことが大切です。

民泊では、ゲストの入れ替わりに合わせて鍵を渡す

民泊では、チェックインのたびに新しいゲストへ鍵の使い方を案内します。
チェックアウト後には、物理鍵の返却や暗証番号の変更などを確認する必要があります。

短い間隔で予約が続く物件では、前のゲストの鍵の回収と、次のゲストへの案内を並行して進めることがあります。
例えば、清掃スタッフが鍵の返却を確かめ、ホストが次の暗証番号を案内する場合は、返却済みか、案内済みかを互いに知らせましょう。

マンスリーでは、契約延長や滞在中の対応を考える

マンスリーでは、一度渡した鍵を入居者が長期間使います。
受け渡しの回数は少なくても、契約延長や同居者の利用などに対応する必要があります。

例えば、暗証番号に期限を設定している場合は、契約の延長に合わせて設定を変更する作業が発生します。
契約を管理する担当者と鍵を管理する担当者が違う場合、延長の情報が伝わらないと、入居者が滞在中に解錠できなくなるおそれがあります。

用途を切り替える際は、以前の鍵の設定も確認する

民泊とマンスリーを切り替える際は、利用者に加えて、清掃の頻度や担当スタッフが変わる場合もあります。

そのため、新しい利用者の鍵を用意するだけでなく、以前の利用者や担当を外れるスタッフの鍵をどう扱うかも決めておきます。
具体的な切り替え手順は、第4章で紹介します。

2．物理鍵・キーボックス・スマートロックをどう使い分ける？

鍵の管理方法は、受け渡しの手間だけでなく、利用終了後に必要な作業まで含めて選びます。

キーボックスは物理鍵を非対面で受け渡すための道具です。
ここでは、物理鍵を直接渡す方法、キーボックスに入れて渡す方法、スマートロックの暗証番号を案内する方法を比較します。

物理鍵は、電池や通信を使わずに解錠できます。
一方、利用者が合鍵を作っていた場合、渡した鍵が返却されても、その合鍵では引き続き解錠できます。

キーボックスは対面で渡す手間を減らせます。
ただし、ボックスの番号を変えるだけでは、紛失した鍵や、利用者が作った合鍵を使えなくすることはできません。

暗証番号式スマートロックは、物理鍵の受け渡しを減らせます。
ただし、利用者が番号をほかの人へ伝える可能性はあります。
利用終了後は番号を使えなくし、第三者に知られた場合は変更できるよう、設定方法を把握しておきましょう。

現地で鍵を渡せる物件では、物理鍵を使い続ける方法もあります。
利用者の入れ替わりが多く、鍵の受け渡しやキーボックスの番号変更のために何度も現地へ行くことが負担なら、遠隔で設定を変更できるスマートロックが選択肢になります。

3．利用者用とスタッフ用の鍵を分ける

利用者用とスタッフ用の鍵は、誰に渡したかを分けて管理しましょう。

物理鍵では、渡した相手と本数を記録します。
同じ錠前を開ける合鍵を別々に渡しても、返却されていない鍵だけを使えなくできるわけではありません。

暗証番号では、利用者用と清掃・点検スタッフ用に異なる番号を設定できる製品なら、利用者のチェックアウトや退去に合わせて、利用者用の番号だけを使えなくできます。
スタッフ用の番号は、清掃・点検の予定に合わせて有効期間を設定します。

民泊のゲスト用は、予約期間に合わせて準備する

ゲスト用の鍵は、チェックインからチェックアウトまでの利用に合わせて準備します。

期限付きの暗証番号を使う場合は、利用開始・終了の日時を予約内容と照合します。
早めのチェックインや宿泊日数の変更を受け付けたときは、暗証番号の利用開始・終了日時も変更します。
予約を受け付ける人と鍵を設定する人が違う場合は、変更後の日時を伝えましょう。

物理鍵を使う場合も、渡す日時と返却方法を予約ごとに案内しておくと、受け渡しの行き違いを防ぎやすくなります。

マンスリーの入居者用は、契約延長の連絡と設定変更をつなぐ

マンスリーでは、契約期間に合わせて鍵を用意します。
複数の入居者が使う場合は、渡した鍵の本数や、暗証番号を案内する範囲も確認しておきます。

暗証番号に期限を設ける場合は、契約延長が決まった際に、誰が設定を変更して入居者へ知らせるかを決めます。

例えば、月末までの契約が翌月まで延長された場合、鍵の管理担当者へ変更後の退去予定日と、鍵を利用できる終了時刻を共有します。

期限付きの暗証番号を使っている場合は、担当者が設定を変更し、機器への反映を確認してから入居者へ知らせます。
物理鍵を継続して使う場合は、返却予定日を更新します。

清掃・点検スタッフ用は、担当者と作業予定に合わせて管理する

スタッフ用の鍵は、担当する物件と作業予定に合わせて用意します。
担当者が交代するときは、物理鍵の回収や暗証番号の変更も引き継ぎに含めましょう。

マンスリーの滞在中に清掃や設備点検を行う場合、鍵を持っていることと、室内へ立ち入れることは別です。
契約内容や入居者との取り決めに沿って、作業日時と立ち入りについて連絡します。

水漏れなどが起きたときに入居者へ連絡できるよう、入居者本人の電話番号などを事前に把握しておきましょう。
現地へ行って状況を確かめ、必要に応じて修理業者を手配する人も決めておきます。
その人には、鍵の保管場所や受け取り方法を共有します。

4．利用終了から次の利用開始までの手順を決める

用途を切り替えるときは、以前の利用者の鍵を回収・失効し、清掃・点検を経て、次の利用者が使える状態を整えます。
次の手順を担当者間で共有しておきましょう。

期限付きの暗証番号は、あらかじめ設定した日時に失効する運用もあります。
延長や退去の遅れが分かった場合は、期限を迎える前に設定を確認します。

1. 退去・チェックアウトの状況を確認する

   利用者からの退去連絡や現地での確認をもとに、退去・チェックアウトが済んだことを確かめます。
   契約延長が決まった場合は、新しい利用終了日時に合わせて暗証番号の期限を変更します。
   退去が遅れている場合は、まず利用者へ連絡し、退去予定と契約内容を確かめたうえで、番号の期限を変更する必要があるかを検討します。

2. 以前の利用者の鍵を回収し、暗証番号が使えなくなったことを確認する

   物理鍵は渡した本数と返却された本数を照合します。
   期限付きの暗証番号は、設定した期限で失効したことを製品の仕様に沿って確認します。
   手動で削除・変更する番号は、契約や実際の利用状況を確認したうえで処理し、機器への反映を確かめます。

3. 清掃・点検スタッフが使う鍵を準備する

   清掃・点検をする人が変わる場合は、新しく担当するスタッフへ物理鍵を渡すか、暗証番号を知らせます。
   以前のスタッフ用の番号を使えなくする前に、その番号で行う予定の清掃・点検がすべて終わっているかを確かめましょう。

4. 清掃・点検を行い、不要になったスタッフ用の鍵を見直す

   作業完了の報告を受け、担当を外れるスタッフの鍵を回収します。
   暗証番号は今後の作業予定を確認して変更・失効します。
   同じスタッフが継続する場合も、使える期間や担当する物件を確認します。

5. 次の利用者用の鍵を準備し、使い方を案内する

   新しい予約・契約内容に合わせて鍵を用意します。
   暗証番号を使う場合は、番号と有効期間が正しく設定され、機器に反映されていることを確認します。
   解錠の確認方法は製品の仕様に沿って決め、現地で試す必要がある場合は担当者を手配します。

マンスリーから民泊へ戻す場合は、入居者の物理鍵を回収するか、暗証番号を使えなくしてから、次のゲスト用の鍵を用意します。
予約システムから番号を発行する場合は、次の予約期間に合う設定へ戻し、案内が次のゲストへ届くようにします。

民泊からマンスリーへ切り替える場合は、以前のゲストの番号を使えなくし、入居者の契約期間に合わせた番号を用意します。
同じ清掃スタッフが引き続き担当する場合は、番号を一律に変えるのではなく、次の作業予定に合わせて使える期間を設定します。

施錠・解錠履歴に鍵を操作した時刻が残っていても、それだけでは退去や清掃が済んだとは分かりません。
利用者の退去連絡やスタッフの作業報告と合わせて確かめましょう。

5．併用する物件にスマートロックを導入する前の確認事項

スマートロックを選ぶ際は、自分の物件で必要な鍵の運用ができるかを確認します。
民泊向けと紹介されている製品でも、長期契約や契約延長への対応まで同じ方法で行えるとは限りません。

導入前には、次の項目を確認しておきましょう。

• 短期の予約と長期の契約の両方で、必要な利用期間を設定できるか
• 利用者用とスタッフ用の暗証番号を分けられるか
• 延長・キャンセル時に、設定を変更する方法があるか
• 変更が機器に反映されたことを確認できるか
• 管理画面に必要な数の物件を登録でき、各スマートロックに利用者用・スタッフ用の暗証番号を必要な数だけ登録できるか
• 通信障害や電池切れの際に使える解錠手段があり、現地対応を手配できるか
• 既存のドアや錠前に設置できるか
• 予約・契約管理システムと連携する場合、発行・変更・失効のどの作業まで自動化できるか

システム連携では、暗証番号の発行だけでなく、契約延長時の期限変更やキャンセル時の削除まで自動で行われるかを確かめます。
自動で行われない作業は、どの画面で誰が操作するかを決めておきましょう。

まとめ

民泊とマンスリーを併用する物件では、短期・長期それぞれの利用に合わせて、鍵の渡し方と利用終了後の作業を決めておきましょう。

特に、契約を延長した際の暗証番号の期限変更と、利用者用・スタッフ用の鍵の管理が重要です。
用途を切り替えるときは、使い終わった鍵の回収や番号の失効から、次の利用者への案内まで、行う作業を決めておきましょう。

まずは現在の受け渡しや変更作業を整理し、現地対応の負担や利用者の使いやすさに合う管理方法を選びましょう。

民泊・マンスリーの鍵管理についてよくある質問（FAQ）

最後に、民泊とマンスリーを併用する物件の鍵管理について、よくある質問をまとめました。

Q1. マンスリーの入居者がスマートフォンを持っていない場合、鍵はどう渡せますか？

物理鍵を渡す方法や、スマートフォンを使わずに操作できる暗証番号式の製品を選ぶ方法があります。

ただし、解錠時にスマートフォンが不要でも、利用開始時の登録などに必要な製品もあります。
製品を選ぶ際は、使い始めるまでにスマートフォンが必要かも確かめましょう。
鍵の使い方は、紙の案内や電話など、入居者に合う方法で伝えましょう。

Q2. 客室とは別に、建物の共用入口にも鍵がある場合はどうすればよいですか？

共用入口と客室の両方について、解錠方法と鍵の渡し方を決めます。
客室を暗証番号で開けられても、共用入口に物理鍵が必要なら、その鍵の受け渡しは残ります。

共用入口の解錠方法や、鍵の貸し出しに関するルールは、管理会社などに確認しましょう。
ゲストや入居者には、共用入口と客室の鍵の使い方を、建物に入る順番に沿って案内します。

Q3. 民泊用の予約システムで、マンスリー契約の暗証番号も自動発行できますか？

予約システムとスマートロックの連携仕様によって異なります。
民泊予約から番号を発行できても、別のシステムで管理するマンスリー契約を取り込めるとは限りません。

各サービスの提供会社には、契約期間に合わせた番号の発行と、契約延長時の期限変更ができるかを尋ねましょう。
自動で行えない場合は、暗証番号の発行や期限変更を手動で行えるかを尋ね、可能であれば設定方法も確認しましょう。

遠隔運営の事例や、ドアへの取り付け方法を知りたい方へ

鍵管理とあわせて、現地スタッフとの連携やドアへの取り付け条件も知りたい方は、次の記事をご覧ください。

▶ 民泊運営を週3勤務で回す方法｜夫婦2人で7軒を遠隔運営した仕組みと地域共生の工夫

鍵管理にスマートロックを取り入れ、現地スタッフと連携しながら遠隔運営を続けた事例を紹介しています。

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取り付け方式の違いや、設置が難しいドアの例、設置可否を相談する際に必要な写真を紹介しています。

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参考資料

• 観光庁・民泊制度ポータルサイト：住宅宿泊仲介業者の業務（別タブで開きます）