民泊でキーボックスを使っていると、鍵の返却確認や暗証番号の変更を負担に感じることがあるかもしれません。
スマートロックへの切り替えを考えていても、予約が入っているなかで、いつ設置し、どのゲストから新しい方法を案内すればよいのか迷う方もいるでしょう。

切り替えには、機器の取り付けに加えて、ゲストへの案内や清掃スタッフの鍵の使い方を変更する準備も必要です。
予約状況と案内済みの内容を照らし合わせ、設置前に何を決め、利用開始前に何を試すかを整理しましょう。

この記事では、営業中の民泊でキーボックスからスマートロックへ切り替える際の準備と手順を解説します。

まずは、この記事でわかる内容を簡単にまとめます。

この記事でわかること

• 設置や見積もりの相談前に調べておくこと
• 既存予約を踏まえた切り替え日と、ゲストへの案内の決め方
• 利用開始前の動作確認と、旧鍵・キーボックスの扱い

※本記事は一般的な運営課題の整理を目的としており、特定の製品や運営方法を保証・推奨するものではありません。設置方法、利用できる機能、緊急時の解錠方法は、製品や施設の設備によって異なります。

切り替えで減らしたい作業と、導入後も必要な作業を整理する

スマートロックを選ぶ前に、今の鍵管理で何に手間がかかっているかを整理しましょう。
鍵の返却確認を減らしたいのか、番号の発行・通知まで自動化したいのかによって、必要な機能が変わります。

鍵の返却確認と、導入後も必要な作業を分けて考える

ゲストが物理鍵を持ち出さず、暗証番号で解錠する運用に変えれば、ゲストが使った鍵の返却を確認する作業を減らせます。
キーボックスの番号変更のために現地へ行くことが負担なら、遠隔で番号を管理できる製品が候補になります。

一方、導入後も電池交換や、解錠できないときの問い合わせ対応などは必要です。
減らしたい作業に加えて、導入後に誰が鍵を管理するかも考えておきましょう。

鍵管理方法そのものを比較したい方は、以下の記事でそれぞれの特徴を紹介しています。

▶ 民泊の鍵管理方法を比較｜キーボックス・スマートロック・対面の違い

番号の手動発行と、予約管理システムとの連携を区別する

暗証番号で解錠できることと、予約に合わせて番号を発行・通知できることは、別の機能です。

手動で運用する場合は、誰が番号を発行し、いつゲストへ知らせるかを決めます。
システム連携による自動化を希望する場合は、利用中または導入を検討している予約管理システムと連携できるかを確かめましょう。
番号の発行・通知・利用期限の設定のうち、どこまで自動化されるかも確認します。

予約変更やキャンセルがあった際に、ホストの操作が必要かどうかも聞いておくと、導入後の担当業務を決めやすくなります。

設置できるか調べ、施工と初期設定を相談する

使いたい機能が整理できたら、ドアへの設置可否と、必要な通信環境を調べます。
購入前に写真や設備の情報をそろえ、取り付けから利用開始までに必要な作業を相談しましょう。

客室までに通る扉と、取り付けるドア・錠前を調べる

まず、ゲストが建物の入口から客室へ進むまでに、どの鍵を使っているかを洗い出します。
客室の鍵をスマートロックに変えても、共用玄関で別の物理鍵が必要なら、その鍵の受け渡し方法は残ります。

取り付けたいドアについては、錠前の型番や周囲のスペースが分かる写真を用意し、設置できるか相談します。
賃貸物件や集合住宅では、所有者・管理会社への確認や工事の承諾が必要かも調べておきましょう。

LINKEYでは、ドア・錠前の写真による無料の設置可否診断をご利用いただけます。
必要な写真と撮影方法は、以下のページでご案内しています。

▶ 設置・取り付けについて

遠隔管理やシステム連携に必要な設備を調べる

通信環境は、現地で解錠するときと、遠隔で番号を登録・変更するときで、必要になるものが異なる場合があります。

導入する製品について、インターネット回線や通信機器が必要か、機器をどこに置くか、電源を確保できるかを調べましょう。
ドアに取り付けられることだけでなく、使いたい管理機能をその場所で利用できるかまで確かめます。

通信が途切れた場合も、現地での解錠、遠隔操作、新しい番号の登録が同じように止まるとは限りません。
自施設で使う機能ごとに、影響する範囲を提供会社へ聞いておきます。

施工・初期設定の担当と、費用を相談する

見積もりを依頼するときは、本体のほかに、取り付け工事、周辺機器、初期設定、月々の利用料など、必要な費用を含めてもらいます。
予約管理システムとの連携を希望する場合は、連携にかかる費用も確かめましょう。

導入相談の際には、利用中または導入を検討している予約管理システムの名称もお知らせください。
機器の設置とは別に連携先システムでの設定が必要になるため、設定する人、手順、不明点の相談先を事前に確かめておきましょう。
連携先によってサポートの範囲が異なるため、利用開始までに必要な準備も含めて確認すると、設置日を調整しやすくなります。

この段階で、設置後も既存の物理鍵を使えるか、取り外した錠前や部品をどう保管するかも相談します。
物理鍵を予備として残したい場合は、その希望を施工担当者に伝えておきましょう。

切り替え日を決め、ゲストとスタッフへの準備を進める

切り替え日は、工事の空き日だけで決めず、予約状況と設定・テストに必要な時間を踏まえて調整します。
あわせて、新しい鍵を使い始める予約と、それまでに終える案内の変更を決めましょう。

設置・初期設定・テストに必要な時間を確保する

LINKEY Plusを適合するドア・錠前へ取り付ける通常施工は、1台あたり約1時間が目安です。
本体の取り付け、初期設定、ゲートウェイ（遠隔管理に使う通信機器）とのペアリング、解錠テストまでを含みます。
連携先システムで行う設定や、予約に合わせた番号の発行・通知のテストには、別途時間を確保してください。

錠前の加工・交換・新設、ドア交換、ネットワーク工事などが必要な場合は、さらに時間がかかります。
施工内容や施工業者によって所要時間は異なるため、約1時間で必ず完了するわけではありません。
日程を決める前に、自施設で必要な作業時間を施工担当者に確かめましょう。

チェックアウトから次のチェックインまでに施工する場合は、施工と清掃の予定を調整し、作業後にホストやスタッフが鍵の使い方を試す時間も確保します。
次のチェックインまでに終えるのが難しい場合は、予約を受けない時間や日を設けることも検討してください。

複数の客室を同じ日に施工する場合は、施工するすべての客室が空いている日時を調整します。
予約状況によっては、一部屋ずつ別の日に切り替える進め方も施工担当者に相談しましょう。

切り替え日をまたいで滞在するゲストがいる場合は、滞在中の解錠方法への影響を調べます。
可能であれば、そのゲストのチェックアウト後に設置するなど、滞在途中で鍵の使い方を変えずに済む日程を検討してください。

清掃スタッフ・運営代行会社と、鍵の使い方や緊急時の担当を決める

清掃スタッフや運営代行会社には、切り替え日を知らせるだけでなく、新しい鍵を誰がどのように使うかを相談します。

スタッフ用の解錠方法は、必要な利用時間や担当業務に合わせて選びます。
管理者向けの番号を全員に共有する前提にはせず、導入する製品で利用できる番号や権限の設定を確かめましょう。

あわせて、次の担当を決めておきます。

• 番号の発行・変更・削除を行う人
• 電池の状態を調べ、交換する人
• ゲストから解錠できないという連絡を受ける人
• 必要な場合に現地へ向かう人

工事が予定どおり終わらなかった場合も含め、代わりの解錠方法と連絡先を共有します。
現在スタッフへ預けている鍵については、新しい方法で使えることを確かめてから回収できるよう、時期を決めておきましょう。

LINKEY Plusでは、電池切れ時に9V角形電池で外部から一時的に給電し、暗証番号で解錠できます。
この方法に備える場合は、現地対応する人が室外から電池を取り出せる保管場所を決めておきます。
ただし、外部給電は電池切れへの対処であり、機器の故障などでも必ず解錠できる方法ではありません。

新しい鍵を使う予約を決め、案内済みのゲストへ変更を伝える

設置予定日が決まったら、どの予約からスマートロックを使うかを整理します。
そのうえで、キーボックスの場所や番号を既に送ったゲストを洗い出します。

案内済みのゲストには、鍵の使い方が変わる予定を早めに知らせます。
操作方法など事前に伝えられる内容は先に案内し、設置後に確定する情報をいつ知らせるかも伝えておきましょう。
設置と動作確認が終わったら、新しい方法で利用できることと、必要な解錠情報を案内します。
以前送ったキーボックスの説明に代わる案内であることも明示してください。

到着直前の変更になる場合は、利用している連絡手段で案内が届いているかを確かめます。
設置が間に合わない場合は、事前に決めた代替の鍵の使い方を知らせ、実際には使えない解錠方法を案内しないようにしてください。

今後送るメッセージと、施設共通の案内を切り替える

送信済みの予約への連絡とは別に、今後自動送信するメッセージと、施設共通の案内を修正します。

新しい文章は事前に準備できますが、実際に送信・表示を切り替える時期は分けて考えましょう。
早く書き換えすぎると、まだキーボックスを使うゲストへ、スマートロックの説明が届くおそれがあります。

自動送信の仕組みで予約ごとに案内を分けられない場合は、切り替え前後の予約を個別に案内するなど、誤った説明を送らない方法を選びます。
文章を変更した際は、既に送信予定になっているメッセージにも修正が反映されるかを確かめてください。

利用開始前に動作を試し、旧鍵とキーボックスを整理する

設置後は、ゲストやスタッフが実際に使う方法で試してから、利用を始めます。
機器が動くことに加えて、案内された番号で解錠でき、緊急時に備えた方法も使えるかを確かめましょう。

ゲスト・スタッフ用の解錠方法と、緊急時の方法を試す

ホストが管理用の方法で開けられるだけでなく、ゲスト用・スタッフ用に準備した番号などで、施錠・解錠を試します。
ドアを閉めた状態で正常に動くかも、製品の取扱説明書に沿って確かめてください。

利用期限付きの番号を使う場合は、テスト用の番号で、設定した開始前・利用時間内・終了後の動作を確かめます。
予約管理システムと連携する場合は、テスト予約の扱いを連携先に確認したうえで、番号の発行・通知と、その番号による解錠を試しましょう。

テストが終わったら、不要になった番号を削除するか、利用できない状態にします。
テスト用の予約や通知設定を変更した場合も、実際の予約への案内に影響が残っていないかを確かめてください。

緊急時の方法についても、製品の取扱説明書に沿って試せる範囲で操作します。
予備の物理鍵を使う運用なら、その鍵で開くことに加えて、現地対応する担当者が必要なときに取り出せるかも確かめましょう。

旧鍵を回収・保管し、キーボックスを撤去するか予備として管理する

新しい解錠方法をスタッフが使えることを確かめたら、不要になった旧鍵を回収します。
設置後も使える物理鍵は、予備として保管する本数と保管者を決めましょう。
共用玄関などで引き続き必要な鍵は、客室用の鍵と区別します。

取り外した錠前や部品は、どの客室のものか分かるようにまとめて保管します。
将来元へ戻す予定がある場合は、保管する部品を施工担当者と照合しておくとよいでしょう。

キーボックスを予備として残す場合は、設置後のドアを開けられる鍵かを確かめ、番号を管理する人と、緊急時に鍵を取り出す手順を決めます。
予備鍵の場所や番号は必要な場面で共有し、使わなくなった鍵や古い案内は残さないようにしましょう。
撤去する場合は、鍵が残っていないことを確かめて取り外します。

まとめ｜設置と案内の準備をそろえて切り替える

キーボックスからスマートロックへの切り替えでは、機器の設置と、ゲスト・スタッフが使う方法の変更を一緒に進めます。

施工時間の目安だけで設置日を決めず、自施設で必要な工事や設定、清掃の予定まで含めて調整しましょう。
現在の鍵の使い方と予約状況を整理して相談すると、切り替えまでの予定を立てやすくなります。

キーボックスからの切り替えについてよくある質問（FAQ）

最後に、キーボックスからの切り替えについてよくある質問をまとめました。

Q1. 複数の客室を、一部屋ずつ切り替えることはできますか？

一部屋ずつ切り替えたい場合は、客室ごとの予約状況と希望日を施工担当者へ伝え、日程を相談してください。
予約管理システムと連携する場合は、設置が済んだ客室から順に連携を始められるかも、連携先へ確かめておきましょう。

新旧の方法が混在する期間は、客室ごとの鍵の種類と利用開始日を一覧にし、清掃スタッフや運営代行会社と共有します。
ゲストへの案内も、予約した客室に合う内容へ分けましょう。

Q2. 運営終了時に、元の錠前へ戻せますか？

元に戻せるかは、製品と施工内容、取り外した部品の保管状況によって異なります。
将来取り外す予定がある場合は、購入前に復旧の方法と必要な部品を相談しましょう。

LINKEYは、対応するドア・錠前であれば、穴開けや加工をせずに取り付けられます。
元の錠前に戻すため、取り外した部品は保管してください。
錠前の交換や追加の工事を行う場合は、施工担当者へ戻し方を確かめておきましょう。

キーボックスからの切り替えを検討している方へ

LINKEYでは、設置可否の確認から導入のご相談まで承っています。
お問い合わせの際は、現在キーボックスを使っていること、設置したい客室数、希望する切り替え時期をお知らせください。
予約管理システムを利用中、または導入を検討している場合は、その名称も添えていただくと、連携の可否を含めたご相談ができます。

▶ LINKEYのお問い合わせ窓口を見る

参考資料

• 設置・取り付けについて（別タブで開きます）
• LINKEY Plus サポートセンター「電池が切れてしまった場合」（別タブで開きます）